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メールの宛先指定の違いと返信時の注意点
メールの送信先には「TO」・「CC」・「BCC」があり、それぞれ動作が異なります。受け取ったメールに返信するときも「TO」・「CC」に関しては気をつけるべき点があり、その意味をよく理解すればメールを安全かつ最適な方法で送信できます。そこで今回はメールの宛先指定の違いと返信時の注意点についてご紹介します。
TOに複数のメールアドレスを指定すると受け取った全員が送信先を知ることになる
TOは送信先が一人だけなら特に注意する必要はありませんが、複数の送信先を指定する際は関係性の確認が欠かせません。
TOに指定すると受け取った側は、自分以外の誰が同じメールを受け取ったかが分かってしまいます。メールクライアントなどでメールアドレスと名称が自動入力されている際は同じ内容を相手側も見ることになります。
CCは同僚や上司へメールでのやり取りに関して報告の必要があり、相手にもそのことを知らせても良い場合に使う
CCはカーボンコピーの略であり、明示的に同じメールを他にも送っていることを相手に伝えることが出来ます。
客先と面識のある部下と上司からメール連絡する際はTOに客先、CCに上司へのアドレスを指定することで上司は内容を確認し、客先は社内で情報共有されていることを知ることが出来ます。他にもメールの内容を誰に共有したのか互いにオープンにしても差し支えないシーンでCCは活躍します。
BSSは相手に分からないように同時送信する際に使用する
BCCはブラインドカーボンコピーの略であり、相手にはBCCを使っているかどうかは隠されます。企業用途ではメールの送信記録を管理するため一律でBCCに社内システム宛てのアドレスを指定するケースや、相手に知らせる必要がない同僚や上司に同時送信する目的で使われます。
個人ユーザーでもメールアドレスの変更通知や一斉連絡を送る際に受け取り側が他の誰に送信したか分からないため安全に送信できるというメリットがあります。
メールアドレスやフルネームは個人情報という判例があり、相手に不要な情報が渡らないよう注意が必要
メールアドレスだけやフルネームだけでも個人情報として保護される判例が出ており、仮にアドレス変更などを通知するためにTOへ複数のアドレスを指定し送信すると個人情報漏洩扱いになってしまいます。
アドレスを指定する際はメールアドレスと名称も自動入力されがちなため、フルネームとメールアドレスがセットで第3者に漏洩する事態に発展するリスクがあります。
返信時は「TO」・「CC」の内容を確認し、本当に送るべき相手が誰なのか確認する
メールを返信する際はBCCの項目は空白になっているためTOとCCの内容と関係性を確認します。基本的には受信した内容そのままですがCCで指定されているアドレスに面識がない人や組織が指定されている際は外して送る方法や個別に送信して挨拶を添えるなど別対応が必要なシーンもあります。
ビジネスシーンでは返信する際に元の文面を消さずに送り会うためCCを空にして直接担当者だけと送信し合うこともあります。
まとめ
「TO」・「CC」・「BCC」はそれぞれ送る側と受け取り側の関係性を反映させる必要があり、謝って使うと信用を失うようなトラブルに発展することもあります。
個人なら謝罪で済むこともありますが、ビジネスシーンでは常識やマナーを知らないというレッテルを貼られてしまうとその後の関係に重大な支障を来しかねません。そのような事態を防ぐためにもメールを送る際は送り先と「TO」・「CC」・「BCC」に注意して送りましょう。
