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人にもソフトウェアにも適したExcel入力方法
Excelは表計算ソフトウェアとしてスタンダードな存在ですが、Excel方眼紙と呼ばれるように文書作成に使われるケースも多々あります。
印刷した状態なら見た目にはExcelで作られた文書とは気付かなくても、編集時や電子化して使用する際には間違った入力方法が原因でトラブルになるという社会問題が懸念され、総務省からもデータ入力の方法について指摘されています。
そこで今回は、人にもソフトウェアにも適したExcel入力方法についてご紹介します。
入力方法をシンプル且つ基本機能に忠実に統一するだけで様々シーンでデータ活用が可能になる
電子化やRPAと呼ばれる自動化を行う際、セル結合やひとつのセルに複数のデータが入力されていると処理が複雑化し、失敗しやすくなり運用面で支障が起きやすくなります。
データを受け取った第3者が再編集する際もセルの扱いを慎重に行う必要があり、データを再利用しにくくなります。これらの点を踏まえ、ひとつのセルにはひとつのデータのみを入力し、セル結合の代わりに セルの書式設定「選択範囲内で中央に揃える」を使用することが推奨されています。
これらのルールを守ると表の加工・流用がしやすくなりデータの並び替えなども見た目を保持したまま可能です。
セル内に入力する際は書式設定で単位やカンマを付与し、手入力や改行を避ける
数字を見やすくするためのカンマや円マーク、マイナスを示す△などはセルの書式設定で実現可能です。Excel初心者に多い傾向として、これらを文字として入力するケースが多く、後から関数による計算を組み込む際や他の表と組み合わせる際に大幅な手修正が避けられません。
あくまで数値を入力するセルには数値だけを入力し、単位等は書式設定やカスタム書式設定を使いこなせるようになると応用も効き非常に便利で作業効率の向上にも繋がります。
最終版のExcelデータなら関数を削除し、式から数値に置き換えることも重要
最終的な結果を記録として残す場合、計算結果を数値データへ置き換えて関数などの計算式を削除することで意図しない編集によるトラブルを回避可能です。
後からファイルを編集する第3者にはどこに数式が入っているか分かりにくいため、変わってしまうと困るセルは数値化に加え編集ロックなど、確実な手段を採用することが望ましいです。
まとめ
総務省も「統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法」と題して分かりやすくExcelの入力方法をまとめて公開しており、資料を正しい内容で応用が効く内容となっています。
仕事・プライベート問わずExcelを使うならこれらの内容を重視し、誰でも扱いやすく編集ミスが置きにくい入力方法が広まれば様々なシーンで役立ちます。
