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Officeファイルの容量を小さくする方法
Officeのファイルサイズが大きいとメールに添付して送る際やアップロード制限に引っかかるだけでなく、データ破損でエラーになる確率も上がります。
またファイルを開くパソコン側もメモリ消費が増えるなどデメリットもあるため、極力ファイルサイズを抑えて保存する方が好ましいシーンも珍しくありません。そこで今回はOfficeファイルの容量を小さくする方法についてご紹介します。
複数のフォントを多用している場合は「フォントの埋め込み」をチェック
WordやPowerPointはファイルを受け取ったユーザーが正しく表示できるようにフォントをファイルに埋め込む機能があります。フォントによってその容量は様々ですが、日本語フォントは数MB単位が多くファイル容量が増える原因になります。
どうしてもフォントを埋め込む場合は、2次配布可能なフォントを使用して別途渡す他、URLを教えて相手に導入してもらうなど人的解決方法もありますが、Officeファイルで使っていない文字のフォントを外して埋め込む方法もあります。
この場合は表示するだけなら問題はありませんが、ファイルを受け取ったユーザーが編集すると部分的にフォントが欠けた状態になるため、万能とは言えません。
画像は必要な解像度へ落とす
画像データは入手先により解像度が異なり、WordやPowerPointへ貼り付けた後にリサイズする方法が直感的に操作できますがファイル容量が肥大化しやすい編集方法です。
特にスマホなどのカメラで撮影したデータは解像度が高い分、データ容量も多く適切な可能を行えばファイル容量を抑えることが可能です。
トリミングはもちろん、貼り付けた時にちょうど良いサイズになるように解像度を落とした状態でOfficeへ貼り付けるとファイル容量を抑えつつ画質を維持出来ます。
Officeから直接リサイズや解像度を落とせるが画質は悪い
Officeにも画像を加工する機能はありますがリサイズによって画質が落ちる他、保存オプションを変更していない状態ではオリジナルの画像ファイルを保持するためファイル容量が巨大化しやすいというデメリットがあります。
保存オプションでオリジナルファイルの削除や解像度の変更も可能ですが、画像ごとに個別設定が出来ず融通が利きません。
色数が少ない図案は減色してPNG化
単色や色数が少ない図案をOfficeへ貼り付ける際は、減色したPNG形式が最適です。PNGは劣化が起きず色数が少ない場合はJPEGよりもファイル容量が小さくなる傾向があり、Officeファイルの容量も増えにくくなります。
モノクロ印刷しかしない予定の文書や簡単なグラフなどはグレースケールやモノクロ2色化すればさらに効果が高くお勧めです。
文字数が多い場合はOfficeファイルを圧縮する効果が大きい
長文のWordファイルや大量の式がふんだんに使われているExcelファイルは文字列だけで数MBになることがありますが、画像が入っているOfficeファイルと違い圧縮ファイルにする効果が大きくなります。
特にWordはどの圧縮形式でも高い圧縮率を得ることができ、元のOfficeファイル容量の1割ほどになります。一方Excelは圧縮することで4割ほどファイル容量を抑えることができます。
もし画像も文字数も多いOfficeファイルなら、圧縮してファイル容量が大きく変わるかどうか試してみる方法もあります。もし圧縮率が低いなら画像ファイルが容量を増やしている主要因です。
まとめ
ファイル容量が大きいことのメリットはなく、積極的にファイル容量が小さくなるように工夫すればストレージの空き容量も無駄にならず編集時のメモリ消費も最小限になります。
マシンスペックの低いパソコンやスマホでOfficeファイルを開く際はその効果も大きく、相手にOfficeファイルを渡す上でも気配りのひとつとして実践してみてはいかがでしょうか。
