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表計算ソフトを経理や学術目的で使用する時の注意点
Excelなどの表計算ソフトウェアは誰でも手軽に膨大な数の計算を行えるため広く普及している一方で、計算結果の信ぴょう性について様々な噂が絶えません。
実際に経理や学術的な集計で使われているのは各分野に特化したソフトウェアであり、汎用性の高い表計算ソフトウェアではありません。そこで今回は表計算ソフトウェアを経理や学術目的で私用する際の注意点についてご紹介します。
消費税の計算など小数点以下の数字が集計結果に影響する
パソコンに疎い人がExcelで計算した結果を検算する話題が定期的に上がりますが、実際に消費税を含んだ計算で誤差が生じることがあります。これは小数点以下の数字を四捨五入するか・切り上げるか・切り下げるかユーザーが指定しないまま自動計算させていることが原因です。
特に指定がない限り表計算ソフトウェアは小数点以下の数字も含めて計算され、実際の計算結果とは数円単位で差異が出ます。
小数点を適切に指示すれば計算の信頼性は上がる
計算結果に小数点以下の数字が発生しそうなセルごとに四捨五入や切り捨て等の関数を使い整数化することである程度信頼性を向上させることは可能です。
もちろんデータ数が多いほどパソコンへの負荷が増えてしまいますが、データ数が多いほど小数点以下の数字で狂う値が大きくなりやりすく経理などミスが許されないシーンでは重要になります。
表計算ソフトウェアによって小数点以下の数字をどう扱うか異なることが問題
表計算ソフトウェアにどんな計算をさせ、小数点以下の数字をどう扱うか細かく指定することである程度信頼性を向上させることは可能ですが小数点以下の数字を計算させる際は注意が必要です。
小数点以下の桁数が多くなってくると表計算ソフトウェアによっては異なる数字を算出することが知られており、データを開くソフトウェア次第で計算結果が変化するという恐ろしい状況が発生します。
実際にフィボナッチ数列を表計算ソフトウェアで計算させると小数点以下数字はソフトウェアごとに異なる計算結果が得られます。これがもし学術的な研究や会社の経理で起きてしまうと計算結果に対する信用が完全に失われてしまいかねません。
確かな計算結果が求められるケースでは専用ソフトウェアの利用が好ましい
簡単に扱える表計算ソフトウェアは万能ですが、作り手が正しい知識と理解ができていないと徐々に本当の計算結果から遠ざかっていきます。特に業務で使用するなら表計算ソフトウェアで作ったファイルを同僚等へ渡して使う際に不理解なユーザーが変更を加えてしまうことで計算結果が狂うことが多く非常に危険です。
かといってワークシート内に編集ロックをいくつも設定することも完璧な引き継ぎ書をその都度作成することも現実的ではなく、時間と労力の面から見ても表計算ソフトウェアよりも専用ソフトウェアの方がユーザーの負担が軽くなることは確かです。
まとめ
正しく使えば万能で便利な表計算ソフトウェアですが、第3者が編集を加える可能性があるなら十分に配慮することが不可欠です。小数点以下の数字が累積することで徐々にずれていく計算結果に気付くには常に小数点以下の数字をどう処理するか関数で指示しておくことでしか防ぐことはできず、その意図を他のユーザーにも周知した上で共同編集を進める必要があります。
もしExcelの操作に長けていないユーザーがいるなら専用の集計ソフトウェアに切り替えた方がレクチャーや意思疎通にかける時間を回収できる見込みが高く、さらに計算結果の信頼性も高くなります。これらのことを踏まえて表計算ソフトウェアを実務の重要業務採用するには十分注意しましょう。
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